1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Registratie van Klantgegevens

Het inrichten van een database is een lastig onderwerp. U weet namelijk van te voren nooit hoe u uw database precies moet inrichten. Hiervoor zijn geen vaste regels te geven, ook niet door consultants op dit gebied. Wel kunt u het ongeveer aangeven. Door ervaring (ermee werken) komt u erachter welke elementen u nog mist en welke elementen er eigenlijk wel uit kunnen omdat u er toch niets mee doet.

Bij het opzetten van een klantendatabase gaat het om de volgende vragen:

• welke gegevens moet u vastleggen?

• met welk doel u legt u die gegevens vast?

• hoe kunt u efficiënt en effectief gebruikmaken van deze gegevens om een relatie met uw markt en uw afnemers te krijgen en te onderhouden?


Pas als u precies weet welke marketingactiviteiten u wilt gaan uitvoeren, kunt u een poging doen een keuze te maken voor de naar uw inzicht en ervaring meest relevante gegevens. Vervolgens legt u die gekozen gegevens vast.




Zorg er in eerste instantie voor dat u zoveel mogelijk meetbare gegevens vastlegt. Door ervaring krijgt u in de gaten welke criteria goede resultaten opleveren. Want u gaat in het begin bij het inrichten van uw database altijd uit van bepaalde vooronderstellingen die lang niet altijd kloppen. Waarom kiest u een bepaalde variabele als criterium voor uw omzet? Bijvoorbeeld branche, aantal werkzame personen enzovoort? Uw behaalde omzet kan wel samenhangen met hele andere criteria die u helemaal nog niet kent.

Met de verzamelde gegevens kunt u allerlei analyses maken van uw markt en uw klantenbestand. Daarna kunt u hierop uw verkoopactiviteiten afstemmen. Bijvoorbeeld om een direct-mailactie te organiseren of om een bepaalde beurs uit te kiezen om aan deel te nemen.

U kunt in principe allerlei soorten gegevens in een database vastleggen. Daarbij bepaalt u zelf welke gegevens dit voor uw bedrijf zijn. Hierbij is het belangrijk dat u zich goed realiseert dat u maar een beperkt aantal bedrijfsgegevens aankunt. Legt u teveel klantgegevens vast, dan dreigt het gevaar van information overload. Voor u is vooral klantinformatie over relaties en transacties belangrijk.


Relatie
U kunt diverse relatiegegevens vastleggen.


Basisgegevens

• NAW-gegevens (bezoekadres, postadres, factuuradres, afleveradres, locatiecodes (kamer, gebouw, soort locatie));
• relatienummer;
• contactpersonen, functie en rol in de organisatie (naam, functie, beslissingsbevoegdheid, afdeling, doorkiesnummer, privé-adres, geboortedatum, enzovoort.
• moeder/dochterrelaties enzovoort. 


Voorkom de volgende veel gemaakte fouten bij het vastleggen van adresgegevens:

• dubbele adressen;
• onvolledige adressen;
• buitenlandse adressen (afwijkende indelingen);
• weergave rechtspersoon;
• branchecodering.


Primaire gegevens

• soort relatie (klant, prospect, leverancier enzovoort);
• soort klant (topklant, grote klant, middelgrote klant, gerelateerd aan de omzet);
• doel met klant (wat wilt u met deze klant bereiken: werven, meer omzet maken of huidige omzet handhaven);
• tevredenheid (hoe is het oordeel van de klant over uw producten en diensten?).



Transactiegegevens

• koopgedrag;
• orderhistorie (aantal en soort orders);
• productgebruik;
• contractafspraken;
• financiële gegevens (omzet afgelopen periode, betaalgedrag enzovoort).


Contacten
De geplande en gerealiseerde contacten. Dagelijkse contacten (met klanten en prospects). Het gaat dan om alle contacten die telefonisch, schriftelijk en persoonlijk totstandkomen. Zowel individuele contacten als contacten die via groepsgerichte acties tot stand zijn gekomen (mailings, beurzen enzovoort) Om een goede contactgeschiedenis op te kunnen bouwen moet u de volgende gegevens vastleggen:

• het soort contact (bezoek, mailing enzovoort);
• de contactdatum;
• wie bij dit contact waren betrokken;
• opvolging en agendering ;
• gemaakte afspraken;
• gebruikte communicatie- en distributiekanalen; 


Zorg voor het vastleggen van de contacthistorie (het soort contact) voor duidelijke categorieën. Doet u dit niet, dan wordt de contacthistorie vaak 'een rommeltje'. Beter kunt u de categorie 'Overige' vermijden. Als in deze categorie een groot percentage van alle klantcontacten wordt gescoord, weet u nog niets!


Klachten
Klachtgegevens

• wie is de klager;
• datum van het indienen van de klacht;
• aard van de klacht;
• wat is de klacht;
• enzovoort.


Projecten
Projectgegevens

• startdatum;
• bij project betrokken personen;
• status van het project.


Papieren documenten
Geef hier aan wie binnen uw bedrijf welke papieren informatie waar beheert. Op die manier ontsluit u gemakkelijk het papieren archief. 


Voorkom bij gegevensinvoer dat u te veel verschillende soorten klantgegevens opneemt. Houd de op te nemen klantinformatie daarom zo beperkt en zo praktisch mogelijk. U loopt anders het risico dat u 'door de bomen het bos niet meer ziet'.


Afgeleide data Op basis van de gegevens over Relatie, Transactie en Contacten kunt u nieuwe gegevens genereren. Dit zijn de zogenoemde afgeleide gegevens. Met het leggen van relaties tussen gegevensgebieden kunt u twee verschillende dingen doen:

• U krijgt inzicht in de afnamehistorie van uw klantenbestand

Welke relaties hebben via welke kanalen, wanneer, welke producten of diensten afgenomen voor welke prijs?


• U kunt beter de toekomst voorspellen

Hoe groot is de kans dat een (potentiële) relatie (weer) een product of dienst zal afnemen via welk kanaal?


Bij traditionele direct-marketing stuurt u op relatiekenmerken. U verstuurt dan bijvoorbeeld een direct mail naar een bepaald type bedrijf (grootte, vestigingsplaats enzovoort) uit een bepaalde branche. Bij databasemarketing stuurt u op contactinformatie en koopgedrag. Op basis van relatiegegevens van uw klanten en prospects probeert u uw omzetgegevens te vergroten. 


Wees heel terughoudend met zogenoemde beschrijvende gegevens van een klant. Zoals welstandklasse of interessegebieden. Meestal hebt u in de praktijk niet zoveel aan dit soort informatie. U kunt beter alleen meetbare informatie opnemen. Zoals transactiegegevens, contacten van klant met uw bedrijf (en vice versa) en meetbare bedrijfsgegevens van de klant. 


Let er ook op dat u de ingevoerde gegevens ook inderdaad voor het bedrijf gebruikt. Is dit niet het geval, schroom dan niet om gegevens die geen voorspellende waarde blijken te hebben weer uit uw database te verwijderen. 


Checklist
U kunt de checklist Opname klantinformatie in database gebruiken om te bepalen of u bepaalde informatie wel of niet zult opnemen in uw database. 

Wat is de concrete definitie van het soort informatie dat u wilt opnemen? 

Is deze gekozen definitie marktconform? 

Wat is de kwaliteit van de op te nemen informatie? 

Is het haalbaar om deze informatie te verzamelen? 

Is de betreffende informatie meetbaar? 

Heeft deze informatie voldoende voorspellende waarde? 

Is deze informatie noodzakelijk voor uw marketing of behoort het tot de categorie 'je weet nooit waar het goed voor is'; 

Heeft deze informatie voldoende toegevoegde waarde (opbrengsten afgezet tegen de kosten van het vergaren)?


Wilt u Meer Omzet Maken met Praktische Verkooptools?

Meld u zich dan vandaag nog aan als gebruiker van de Portal Orders en Opdrachten Binnenhalen

Deze portal bevat vele handige Verkooptools die uw omzet merkbaar zullen vergroten! 

Zoals Software voor het schrijven van een scorende offerte, een sterk Belscript of een wervende verkoopbrief. 

Maar ook Tools voor verkoop via Internet en Social Media en Tools voor verkoop via een Franchise formule. 

En natuurijk tools voor het maken van allerlei marketingplannen en verkoopplannen. 

Met maandelijks een aanvulling van Nieuwe Verkooptools!


Aanmelden 

Meld u aan voor een jaargebruik en ontvang geheel gratis als welkomstgeschenk de Software Offertes Schrijveninclusief een Handige Rekentool en een Boekje met tips over het schrijven van scorende Offertes (Winkelwaarde  EURO 69,- excl. BTW) 

Klik hier voo
r meer informatie

Klik hier om u direct aan te melden 

 

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Dit artikel  behoort tot onze portal  Orders & Opdrachten Binnenhalen Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen. 

Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.   

CD-ROM Acquisitie

CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager

Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven

Software Verkoopbrief Schrijven

Software Belscript Schrijven

Vergelijkbare artikelen
klanttevredenheid: hoe meet je klanttevredenheid?
klanttevredenheid: enqueteformulier klanttevredenheid
meetmethoden klanttevredenheid
stappenplan meten van klanttevredenheid
hoe goed kent u uw klant?
registratie van klantgegevens
strategische aspecten klantendatabase
stappenplan opzetten van een klantendatabase



Nieuwe abonnees ontvangen geheel gratis de CD-ROM Grip op Offertes Schrijven, inclusief een handzaam boekje over het schrijven van scorende Offertes. (winkelwaarde € 69,-). Deze CD-ROM is speciaal ontwikkeld voor verkoopmedewerkers die offertes schrijven.

(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.