1
Wat is er nieuwe op de website
Gratis artikelen
Stel je vraag via e-mail
Gratis nieuwsbrief

Salespromotions: Budgetteren van Salespromotions

Het vaststellen van een toereikend budget is voor het slagen van uw promotieactie van groot belang. Net als andere marketing-activiteiten zult u voor uw actie een budget moeten vaststellen op basis van geplande activiteiten. Een belangrijke voorwaarde voor het opstellen van een budget is een gedetailleerd promotieplan.

Het bepalen van een budget dwingt u na te denken over het rendement van uw salespromotion-activiteit. Een goed budget helpt u bij het realiseren van het beoogde eindresultaat via ondermeer de volgende doelen.


Planning

Er moet nauwkeurig worden gepland. Budgettering dwingt u de zaken goed op een rij te zetten en elke activiteit gedetailleerd in kaart te brengen.


Controle

De plannen moeten volgens afspraak worden uitgevoerd. In een financiële rapportage vindt controle en evaluatie plaats op zowel efficiëncy als effectiviteit. Soms voldoet een maandelijkse rapportage, in bepaalde gevallen is een wekelijkse of zelfs een dagelijkse terugkoppeling noodzakelijk. De financiële rapportage dient zodanig te zijn gedetailleerd dat de manager per project in staat is om de voortgang te bepalen.




Autorisatie

Een manager stuurt het werk van zijn medewerkers via tevoren goedgekeurde budgetten en gebruikt ze als beoordelingscriterium om het resultaat te beoordelen. Op basis van een regelmatige rapportage hebt u continu zicht op hoeveel budget er nog beschikbaar is of hoe groot het tekort inmiddels is.

Geef in de controlerapportage in elk geval de volgende zaken weer.

• Hoeveel budget is er per kostenpost beschikbaar gesteld?
• Welk deel van het budget is nog niet betaald, terwijl hiervoor inmiddels wel verplichtingen zijn aangegaan?
• Welk gedeelte van het budget is inmiddels betaald?
• Hoeveel geld is mogelijk nog extra nodig?


Verschillen
Verschillen tussen werkelijke en verwachte kosten kunnen worden veroorzaakt door :

• gebrek aan efficiëncy bij de uitvoering van de actie;
• prijsverschillen tussen begrote prijs en werkelijke prijs.


Onderlinge afstemming
Een adequate coördinatie en communicatie is nodig voor het bereiken van het resultaat.

Bij het begroten zou u in principe alle kosten moeten meenemen die u maakt om uw salespromotion-actie te kunnen uitvoeren. Dit zijn de volgende soorten kosten.

• vaste en variabele kosten;
• directe en indirecte kosten.

Vaste kosten zijn niet afhankelijk van de respons op een actie, terwijl variabele kosten dat wel zijn. Een voorbeeld van een vaste kostenpost is het laten maken van een voorraad brochures. Een voorbeeld van een variabele kostenpost is verstrekte korting per product per klant.

Directe kosten zijn gerelateerd aan de salespromotionactie. Bijvoorbeeld de kosten van de telefoniste die de actie via telemarketing onder de aandacht brengt bij prospects. Indirecte kosten worden versleuteld over alle bedrijfsactiviteiten. Op deze wijze drukken ze gedeeltelijk op een promotieactie. Bijvoorbeeld de huur van een bedrijfspand plus magazijn waar de voorraad premiums tijdelijk wordt opgeslagen.

De meeste bedrijven beperken zich bij het budgetteren tot de kosten die direct met de salespromotion-actie te maken hebben. Zoals de totaal verstrekte korting of de kosten van een premium. 


Maak binnen uw bedrijf goede afspraken over welke kosten wel en welke niet zullen worden meegenomen bij het bepalen van het budget voor salespromotion.

Bijvoorbeeld:

• Worden de gevolgen van een verminderde winstmarge als gevolg van een prijskorting wel of niet als kostenpost doorberekend aan de afdeling Verkoop?
• Idem voor het terugstorten van geld aan de klant bij aankoop van een salespromotion-product (cash-refund)?
• Wordt de tijdelijk extra toegevoegde hoeveelheid product doorberekend of niet?

U kunt bijvoorbeeld besluiten om prijskortingen en terugbetaalde gelden niet ten laste te laten komen van het salespromotion-budget. Laat echter in uw salespromotion-plan wel duidelijk uitkomen wat de (tijdelijke) omzet- en winsteffecten zullen zijn van de actie.


Soorten kosten
Voor het begroten van uw salespromotion-actie kunt u denken aan ondermeer de volgende directe kosten.

Algemene kosten

• personeel;
• telefoon;
• porto;
• voorraadbeheer.

Kosten per project

• de communicatie met de markt (adverteren, telemarketing etc.);
• mogelijke omzeteffecten van andere producten uit uw assortiment;
• gegevensverwerking en het maken van een rapport.
• handling, fullfilment en verspreiding;
• selectie van de doelgroep voor de actie;
• aankopen adressen via een adresleverancier;
• ontwerp en productie van materialen;
• ontwikkelen van een concept;
• testen van product;
• verstrekken van bepaalde korting (omzetverlies).


Vaste/variabele kosten
Een belangrijk onderscheid t.a.v. kosten is het verschil tussen vaste en variabele kosten. Vaste kosten zijn niet afhankelijk van de respons op een actie terwijl variabele kosten dat wel zijn.

Kosten als promotieontwikkeling, testen, etc. zijn vaste kosten. Of de promotie nu succesvol is of niet, de kosten blijven gelijk.


Voorbeeld
Een meubelzaak houdt een promotie met een dubbel aanbod. Consumenten die voor elf uur ‘s morgens deze meubelzaak bezoeken krijgen een boek cadeau met interieurtips van Jan de Bouvrie. Het andere aanbod is bij besteding van € 2 500, of meer een gratis vliegticket naar Rome.

Het eerste aanbod, dat moet zorgen dat in de dalperiode meer bezoekers komen, staat los van de omzet en merkt de eigenaar van de meubelzaak aan als vaste kosten. De vaste kosten zijn dan het totaal aantal verwachte bezoekers maal de inkoopprijs van het boek.

De kosten van het aanbod van een vliegticket zijn gerelateerd aan de omzet en zijn derhalve variabele kosten.


Prijskorting als kosten
Het is aan te bevelen om prijskortingen te verwerken in het promotiebudget. In feite is een prijsverlaging het accepteren van een tijdelijk lagere marge. Het zijn geen echte kosten in de vorm van uitgaven. Neemt u ze echter wel mee in de berekening van uw promotievoorstellen zodat ze in elk geval zichtbaar worden.


Breakeven-analyse
Om vast te stellen of een promotie effectief, efficiënt en binnen het gestelde budget is, is het noodzakelijk om per actie het (verwachte) resultaat te relateren aan de te verwachten kosten. Dit kunt u doen met een break-evenanalyse. Een break-evenanalyse is een onmisbaar hulpmiddel bij de besluitvorming rond promotieactiviteiten.

Het belangrijkste doel van een dergelijke analyse is het vaststellen van het break-evenpoint. Dit is het aantal eenheden dat extra moet worden verkocht om uw promotiekosten er weer uit te halen.


Berekening
Het break-evenpoint kan worden berekend met de volgende formule.

totale verwachte marge -/ variabele kosten -/ vaste kosten = 0

Onder marge wordt verstaan het verschil tussen netto prijs van een product die u als ondernemer ontvangt en de kosten per eenheid.

Bij het break-evenpoint zijn de extra opbrengsten die door de actie worden gegenereerd exact gelijk aan de kosten die gemaakt worden voor de promotie. Pas daarboven gaat uw promotie winst opleveren. Hoeveel dat is kunt u met dezelfde formule berekenen. Op die manier kunt u verschillende scenario`s berekenen en zien wat de beste resultaten oplevert.


Voorbeeld
Een dealer in koffieautomaten wil een promotie houden voor een nieuw type koffieautomaat. Deze nieuwe machine kost € 20 000,
met een marge van 15%. Het promotieaanbod is een inruilaanbod van € 1 000, voor de bestaande automaat. De promotie wordt gecommuniceerd door een mailing die naar 5000 relaties wordt gestuurd. De kosten van de mailing zijn € 10 000, voor ontwikkeling en uitvoering voor het reclamebureau en € 5, per mailing voor drukwerk, handling en verzending.

De marge per verkochte koffieautomaat is (15% van € 20 000, )=€ 3 000, . De vaste kosten zijn (€10 000, + (5000 x € 5, )= € 35 000, . De variabele kosten zijn € 1 000, per verkochte machine.

Het break evenpoint is als volgt te berekenen.
Stel: x = aantal verkochte machines
Het gaat dan om de volgende lineaire vergelijking, waarbij de totale winstmarge gelijk wordt gesteld aan de totaal verstrekte korting en de kosten van de mailing.

3000 x = 1000x + 35 000
3000 x - 35 000 - 1000 x =0
2000x = 35000
x = 17,5
Om het break-evenpoint te bereiken moeten dus 17,5 machines worden verkocht.

Vaststelling budget
Het salespromotion-budget kan op de volgende manieren worden vast gesteld.

Ervaring uit het verleden

U weet wat u de afgelopen periode aan resultaten hebt gerealiseerd en kent de verwachting voor het komend jaar.
Deze kennis van verleden gemixt met verwachtingen voor de toekomst is een budgetteringssysteem dat door veel ondernemers wordt gehanteerd. Dit systeem wordt voor salespromotion-acties vaak toegepast.


Concurrentievergelijking

Een andere methode is te kijken naar wat de concurrentie besteedt en hiervan het eigen budget af te leiden. Dit doet u op basis van een inschatting van de kosten per jaar van alle salespromotion-acties van een bepaalde concurrent.


Percentage van de omzet

Vaak geven bepaalde externe bronnen zoals het Economisch Instituut voor het Midden- en Kleinbedrijf (EIM) of de Rabobank (boekje Cijfers & Trends) standaarden voor bestedingen van de omzet aan promotie en communicatie.


Taakstellend budgetteren

Met een taakstellend budget wordt niet alleen aangegeven hoe hoog het budget is, maar ook welke doelstelling(en) ermee dient/dienen te worden gehaald.

Het meest zuiver is het vaststellen van budgetten op basis van de doelstellingen en plannen die gerealiseerd moeten worden. De opbouw gebeurt in dit geval van de losse onderdelen naar het totaal.

• Welke resultaten dienen te worden behaald?
• Welke middelen zijn hiervoor nodig?
• Wat zullen zij ongeveer gaan kosten?


Het resultaat kan worden uitgedrukt in extra omzet of in andere kwantitatief meetbare doelstellingen. Bijvoorbeeld het aantal mensen dat uw product een keer uitprobeert of informatie bij u heeft aangevraagd.

U kunt de schatting van de kosten per middel baseren op het verleden of op voorlopige offertes van leveranciers.


Soorten budgetten
Behalve verschillende manieren om een budget vast te stellen, zijn er ook verschillende manieren waarop gedurende een jaar met een budget kan worden omgegaan. U kunt werken met de volgende budgetsoorten.

Een vast budget

Een vast budget is vooraf vastgesteld en staat los van het resultaat wat wordt gerealiseerd. Los van variabele en vaste kosten moeten de totale promotieacties van een jaar binnen dit vaste budget blijven.


Promotiebudget
Bij een promotiebudget hebben we te maken met een totaal jaarbudget dat is onderverdeeld in promotiebudgetten die beschikbaar zijn voor afzonderlijke acties.


Een flexibel budget

De omvang van het budget loopt parallel met de ontwikkeling van de verkoop. Bij een flexibel budget wordt vaak een (maximum) bedrag vastgesteld dat aan een (nieuwe) klant mag worden besteed.


Kostentips
Tot slot nog enkele tips die belangrijk zijn als het gaat om kosten van promoties. 

Samenwerken met een partner bij uw promotieactie leidt in veel gevallen tot kostenbesparing op het aanbod en/of de communicatie van uw promotie. U kunt bij samenwerking bepaalde kosten delen, zoals bijvoorbeeld de kosten van de mailing. Overweeg wat uw mogelijkheden zijn voor samenwerking! 

Houd er bij het organiseren van langlopende spaaracties rekening mee dat u over een langere periode een budget beschikbaar moet hebben voor het verzilveren van de uitgezette spaarpunten. Communiceer duidelijk met uw doelgroep wanneer de spaaractie is afgelopen. 

Promoties die niet alleen extra omzet opleveren maar ok o 
nog iets positiefs toevoegen aan het imago van een onderneming hebben natuurlijk de voorkeur. Neem deze niet-meetbare aspecten mee in de afweging van een promotievoorstel.

Door vooraf een goede begroting en omzetverwachting te maken, wordt het evalueren van een promotie een stuk gemakkelijker. Evaluatie van promoties is ondanks het leerzame karakter een onderdeel dat maar al te vaak achterwege blijft. 

Bouw bij uw promotie maatregelen in die, afhankelijk van de respons, enige sturing mogelijk maken. Bijvoorbeeld bij een premium-aanbod waarvan u maar een beperkt aantal in voorraad hebt. In dat geval kunt u bij uw promotieactie vermelden dat
de geldt ‘zolang de voorraad strekt’. 

Veel ondernemers houden bij het begroten van een promotie geen rekening met de inzet van eigen medewerkers. Er kan dan geen goede vergelijking worden getrokken tussen verschillende promotieactiviteiten. Wilt u een keuze maken tussen verschillende promotiemiddelen op basis van een kosten-batenanalyse, neem in uw calculatie dan ook de kosten mee van het eigen personeel dat bij de promotie is betrokken.

Bedenk overigens dat de relatie tussen het budget wat u uittrekt voor salespromotion en het uiteindelijke resultaat in lang niet alle situaties direct is aan te geven. Niet alleen de hoogte van het budget is bepalend voor het resultaat. Ook de wijze waarop de actie is uitgevoerd en de kwaliteit van de gebruikte middelen is medebepalend voor het eindresultaat.

In veel gevallen heeft salespromotion een niet-meetbare doelstelling, zoals het vergroten van naamsbekendheid of het vergroten van de betrokkenheid van de klant bij uw bedrijf. In dat geval is een relatie tussen kosten en het behaalde resultaat moeilijk te bepalen.

Salespromotion heeft niet uitsluitend op korte termijn maar ook op langere termijn effect. Het totale effect is derhalve op een bepaald moment nooit precies te meten.



Wilt u Meer Omzet Maken met Praktische Verkooptools?

Meld u zich dan vandaag nog aan als gebruiker van de Portal Orders en Opdrachten Binnenhalen

Deze portal bevat vele handige Verkooptools die uw omzet merkbaar zullen vergroten! 

Zoals Software voor het schrijven van een scorende offerte, een sterk Belscript of een wervende verkoopbrief. 

Maar ook Tools voor verkoop via Internet en Social Media en Tools voor verkoop via een Franchise formule. 

En natuurijk tools voor het maken van allerlei marketingplannen en verkoopplannen. 

Met maandelijks een aanvulling van Nieuwe Verkooptools!


Aanmelden 

Meld u aan voor een jaargebruik en ontvang geheel gratis als welkomstgeschenk de Software Offertes Schrijveninclusief een Handige Rekentool en een Boekje met tips over het schrijven van scorende Offertes (Winkelwaarde  EURO 69,- excl. BTW) 

Klik hier voo
r meer informatie

Klik hier om u direct aan te melden 


 

Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief

Dit artikel  behoort tot onze portal  Orders & Opdrachten Binnenhalen Deze portal wordt wekelijks aangevuld met nieuwe rekentools en adviezen. 

Tip
Wilt u zich niet aanmelden als gebruiker, kijk dan eens in onze webshop bij de CD-ROMS en losse software.   

CD-ROM Acquisitie

CD-ROM Offertes Schrijven
CD-ROM Offertemanager

Software Offerteberekeningen Maken (versie Zakelijke Dienstverlening, Productie en Ambacht)
Software Offerteberekeningen Maken (versie Detailhandel en Groothandel)
Software Offertes Schrijven

Software Verkoopbrief Schrijven

Software Belscript Schrijven

Vergelijkbare artikelen
omzet maken via gratis verkopen
salespromotion: wat u moet weten over salespromotion
strategische planning van salespromotion
salespromotion technieken
salespromotions: budgetteren van salespromotions
salespromotion: uitvoeren van salespromotie actie
planning van salespromotion actie
salespromotion actie: de communicatie van uw salespromotion actie
premium bij een salespromotion actie



Nieuwe abonnees ontvangen geheel gratis de CD-ROM Grip op Offertes Schrijven, inclusief een handzaam boekje over het schrijven van scorende Offertes. (winkelwaarde € 69,-). Deze CD-ROM is speciaal ontwikkeld voor verkoopmedewerkers die offertes schrijven.

(*) U ontvangt het welkomstgeschenk na betaling van het abonnementsgeld. Dit aanbod is niet geldig bij het kennismakingsabonnement.